Христинівська Районна Державна Адміністрація
Христинівський район, Черкаська область

Як сформувати громадську раду при органі виконавчої влади?

Методичні рекомендації щодо організації роботи ініціативних груп по підготовці установчих зборів по формуванню громадських рад при органах виконавчої влади та налагодженню їхньої діяльності

Стаття 38 Конституції України гарантує громадянам України право на участь в управлінні державними справами. З цією метою Кабінет Міністрів України прийняв постанову від 3 листопада 2010 року № 996 «Про забезпечення участі громадськості у формуванні та реалізації державної політики».

Постановою Уряду № 996 передбачено демократичний порядок формування громадських рад при органах виконавчої влади (далі – ОВВ) – вибори членів ради шляхом рейтингового голосування представників інститутів громадянського суспільства, які заявили про бажання взяти участь у її роботі. Постановою також передбачено, що ОВВ забезпечує секретаріат громадської ради приміщенням і засобами зв’язку, створює умови для роботи ради та проведення її засідань. Функції секретаря громадської ради у разі необхідності може виконувати працівник структурного підрозділу у зв’язках з громадськістю ОВВ.

Можливості громадських рад відтепер суттєво розширено. Крім подання ОВВ пропозицій щодо підготовки проектів нормативно-правових актів з питань формування та реалізації державної політики у відповідній сфері, рада матиме можливість проводити громадську експертизу, у тому числі антикорупційну, проектів актів ОВВ, організовувати публічні заходи для обговорення актуальних питань розвитку галузі чи адміністративно-територіальної одиниці; здійснювати громадський контроль за врахуванням органом пропозицій та зауважень громадськості, а також дотриманням ним нормативно-правових актів, спрямованих на запобігання та протидію корупції. Рішення ради є обов’язковими для розгляду ОВВ, при цьому відомості про врахування цим органом пропозицій або причини їх відхилення не пізніше ніж у десятиденний строк в обов’язковому порядку повинні доводитися до відома членів громадської ради. Рада зможе інформувати громадськість про свою діяльність шляхом розміщення інформації у спеціально створеній рубриці «Громадська рада» на офіційному веб-сайті ОВВ.

Постановою передбачається, що громадські ради при органах виконавчої влади формуватимуться за новим порядком протягом трьох місяців з дати його прийняття. Це означає, що на 11 лютого 2011 року в Україні має бути утворено 578 громадських рад різного рівня як виборних консультативно-дорадчих органів. Основна відповідальність за утворення громадських рад покладається на ОВВ та ініціативні групи, що утворюються для організації виборів.

Зважаючи на новації, запроваджені у Постанові КМУ № 996 та відсутність в переважної більшості ОВВ практичного досвіду в організації виборів до громадських рад, Партнерством з 15 інститутів громадянського суспільства, що об’єдналися на підтримку громадських рад при ОВВ (www.gromrady.org.ua) (підготовлено ці Методичні рекомендації. Рекомендації покликані допомоги ініціативним групам із підготовки установчих зборів по формуванню громадських рад якісно та максимально швидко організувати весь процес виборів, що умовно складається з дев’яти окремих етапів:

1)     Створення ініціативної групи з підготовки установчих зборів за участю інститутів громадянського суспільства та представників ОВВ.
2)     Оприлюднення підготовленого ініціативною групою повідомлення про дату, час, місце, порядок проведення установчих зборів, порядок подання заяв для участі в установчих зборах, відомості про склад ініціативної групи та прізвище, ім’я, електронну адресу т номер телефону відповідальної особи.
3)     Збір ініціативною групою заяв та визначених нею додатків від інститутів громадянського про їх наміри взяти участь в установчих зборах.
4)     Інформування через офіційний веб-сайт ОВВ про місце проведення установчих зборів, список учасників установчих зборів, кандидатури до нового складу громадської ради.
5)     Проведення установчих зборів, на яких визначається кількісний склад громадської ради та проводяться вибори членів громадської ради.
6)     Видання наказу/розпорядження керівника ОВВ про затвердження складу громадської ради на підставі протоколу установчих зборів.
7)     Проведення першого засідання новообраної громадської ради та обрання її керівних органів.
8)     Оприлюднення протоколу установчих зборів та складу громадської ради на офіційному веб-сайті ОВВ.
9)     Затвердження громадською радою Положення про громадську раду та його погодження з ОВВ.

Детально заходи по кожному з етапів формування громадської ради розглянуто в розділах 1-5 цих Методичних рекомендацій. Сподіваємося, вони будуть корисними у Вашій роботі.

 

З повагою,
Партнерство інститутів громадянського суспільства
на підтримку громадських рад при органах
виконавчої влади www.gromrady.org.ua

 

Розділ 1.

Загальні питання організації роботи громадських рад згідно Постанови № 996

 

1.1 Що таке громадська рада?

Відповідно до Типового положення про громадську раду при міністерстві, іншому центральному ОВВ, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, обласній, Київській та Севастопольській міській, районній, районній у мм. Києві та Севастополі державній адміністрації (далі – Типове положення), затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 3 листопада 2010 року № 996 (далі – Постанова № 996), громадська рада при міністерстві, іншому центральному ОВВ, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, обласній, Київській та Севастопольській міській, районній, районній у мм. Києві та Севастополі держадміністрації (далі – громадська рада) є постійно діючим колегіальним виборним консультативно-дорадчим органом, утвореним для забезпечення участі громадян в управлінні державними справами, здійснення громадського контролю за діяльністю ОВВ, налагодження ефективної взаємодії зазначених органів з громадськістю, врахування громадської думки під час формування та реалізації державної політики.

1.2 Якими є основні функції та завдання громадської ради?

Хоча громадська рада є одним із різновидів консультативно-дорадчих органів при ОВВ (до таких можна віднести, наприклад, громадські гуманітарні ради, політично-консультативні ради, науково-Методичні ради, молодіжні та / або студентські ради і т.п.), проте вона має певні суттєві відмінності порівняно з ними.

По-перше, громадська рада виконує не лише консультативно-дорадчу функцію, а й покликана забезпечувати громадський контроль за діяльністю ОВВ у певних сферах.

По-друге, вона формується на виборних засадах на основі добровільного виявлення бажання інститутів громадянського суспільства бути представленими в ній. Керівник ОВВ затверджує склад ради виключно на підставі результатів виборів її членів. Інші види подібних консультативно-дорадчих органів формуються керівником ОВВ самостійно на власний розсуд. Крім того, до таких рад не можуть бути включені представники ОВВ.

Основними завданнями громадської ради є:

  • · створення умов для реалізації громадянами конституційного права на участь в управлінні державними справами;
  • · здійснення громадського контролю за діяльністю ОВВ;
  • · сприяння врахуванню ОВВ громадської думки під час формування та реалізації державної політики.

Отже, громадські ради є одним із механізмів реалізації статті 38 Конституції України, яка закріплює право громадян брати участь в управлінні державними справами. У той же час громадська рада має створювати умови для реалізації цих конституційних положень. Відповідно до цього громадська рада:

  • · є одним із ключових учасників процесу організації і проведення ОВВ консультацій з громадськістю з питань формування та реалізації державної політики;
  • · подає ОВВ, при якому вона утворена, обов'язкові для розгляду пропозиції щодо:

1) підготовки проектів нормативно-правових актів з питань формування та реалізації державної політики у відповідній сфері,

2) удосконалення роботи ОВВ;

  • · збирає, узагальнює та подає ОВВ інформацію про пропозиції громадських організацій щодо вирішення питань, які мають важливе суспільне значення;
  • · організовує публічні заходи для обговорення актуальних питань розвитку галузі чи адміністративно-територіальної одиниці;

Реалізовуючи функцію громадського контролю, громадська рада:

  • · проводить відповідно до законодавства громадську експертизу діяльності ОВВ та громадську антикорупційну експертизу проектів нормативно-правових актів;
  • · Контролює, на скільки ОВВ враховує пропозиції та зауваження громадськості;
  • · контролює дотримання ОВВ нормативно-правових актів, спрямованих на запобігання та протидію корупції;

 

1.3 Що таке інститути громадянського суспільства та як вони пов’язані з громадськими радами?

За Постановою № 996 громадські ради формуються з інститутів громадянського суспільства (далі – ІГС). До них належать:

  • · громадські організації – об’єднання громадян, створених ними для задоволення та захисту своїх законних соціальних, економічних, творчих, вікових, національно-культурних, спортивних та інших інтересів (створюються такі організації відповідно до закону України «Про об’єднання громадян»);
  • · професійні спілки – добровільні неприбуткові громадські організації, що об’єднують громадян, пов’язаних спільними інтересами за родом їх професійної (трудової) діяльності, навчання (створюються такі організації відповідно до закону України «Про професійні спілки, їх права та гарантії діяльності»);
  • · творчі спілки - добровільні об’єднання професійних творчих працівників відповідного фахового напрямку в галузі культури та мистецтва, які мають фіксоване членство (створюються такі організації відповідно до закону України «Про професійних творчих працівників та творчі спілки»);
  • · організації роботодавців - громадська неприбуткова організація, яка об'єднує роботодавців (власників підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності, виду діяльності та галузевої належності або уповноважені ними органи чи фізичні особи, які відповідно до законодавства використовують найману працю) на засадах добровільності та рівноправності з метою представництва і захисту їх прав та інтересів (створюються такі організації відповідно до закону України «Про організації роботодавців»);
  • · благодійні організації – недержавні організації, головною метою діяльності яких є здійснення благодійної діяльності в інтересах суспільства або окремих категорій осіб (створюються такі організації відповідно до закону України «Про благодійництво та благодійні організації»);
  • · релігійні організації - релігійні громади, управління і центри, монастирі, релігійні братства, місіонерські товариства (місії), духовні навчальні заклади, а також об'єднання, що складаються з вищезазначених релігійних організацій. Утворюються такі організації відповідно до Закону України «Про свободу совісті та релігійні організації» з метою задоволення релігійних потреб громадян сповідувати і поширювати віру і діють відповідно до своєї ієрархічної та інституційної структури, обирають, призначають і замінюють персонал згідно із своїми статутами (положеннями).
  • · недержавні засоби масової інформації – будь-які недержавні засоби масової інформації (друковані, аудіовізуальні, телерадіомовні компанії, інформаційні агентства тощо), серед засновників або співзасновників яких відсутній будь-який орган виконавчої влади. Видання таких ЗМІ не має здійснюватися на базі або за участю державної власності та відповідного фінансування з Державного бюджету України чи бюджету Автономної Республіки Крим. Статутом (програмними цілями) редакції таких ЗМІ не повинно передбачатися, зокрема, інформування громадян про діяльність ОВВ. Треба зазначити, що це не стосується комунальних ЗМІ, тобто тих, які створюються та видання яких фінансується органами місцевого самоврядування;
  • · інші непідприємницькі товариства і установи. Відповідно до статті 85 Цивільного кодексу України такими є товариства, які не мають на меті одержання прибутку для його наступного розподілу між учасниками. Наприклад, до таких можна віднести споживчі кооперативи, органи самоорганізації населення тощо.

Повний перелік типів інститутів громадянського суспільства як непідприємницьких товариств дивіться в додатку 1.1.

1.4 В чому полягає діяльність ОВВ з організації роботи громадської ради?

При розгляді питання діяльності ОВВ з організації роботи громадської ради треба виходити із таких ситуацій: 1) коли громадської ради не існує де-юре; 2) коли громадська рада сформована раніше і діє; 3) коли громадська рада формально існує, але реально не діє.

Якщо до цього часу при ОВВ громадської ради не існувало, то, відповідно до Постанови № 996, ОВВ має вжити заходів для проведення у термін до 11 лютого 2011 року (тобто протягом трьох місяців з дня набрання чинності цією Постановою) установчих зборів за участю інститутів громадянського суспільства для її формування. Цьому має передувати створення ініціативної групи з підготовки установчих зборів.

Що при цьому має вчинити ОВВ? В першу чергу в прийнятний спосіб (через власний веб-сайт, друковані ЗМІ) поінформувати громадськість про наміри сформувати громадську раду та запросити бажаючі інститути громадянського суспільства увійти до складу ініціативної групи.

Те саме доцільно зробити, якщо громадська рада при ОВВ не може зібратися протягом відведених Постановою КМУ №996 трьох місяців на формування громадської ради.

Якщо громадська рада вже утворена, то вона сама створює ініціативну групу з підготовки наступних установчих зборів для формування нового складу ради, до складу якої орган виконавчої влади направляє своїх представників.

У будь-якому із трьох розглянутих випадках ОВВ надає організаційну підтримку ініціативній групі щодо підготовки установчих зборів, приміщення для їх проведення.

Діяльність ОВВ на етапі функціонування громадської ради. Проте, лише допомогою у формуванні громадської ради діяльність органу виконавчої влади не обмежується. Коли склад ради сформовано і відповідним наказом/розпорядженням керівника ОВВ затверджено, ОВВ постійно забезпечує належне функціонування громадської ради. Зокрема, ОВВ необхідно буде:

  • вжити заходів для створення окремої спеціальної рубрики «Громадська рада» на офіційному веб-сайті ОВВ (для розміщення громадської радою матеріалів про свою діяльність);
  • надавати організаційно-технічну підтримку (приміщення, засоби зв’язку тощо) в забезпеченні засідань громадської ради та інших заходів, що вона ініціює;
  • забезпечувати громадську раду всією необхідною інформацією з питань, що будуть предметом консультацій з громадськістю чи предметом громадської експертизи, громадського контролю (в іншому випадку не варто очікувати дієвої роботи від громадської ради, яка позбавлена необхідної інформації).

Доступність інформації та належна комунікація між відповідними підрозділами органу виконавчої влади та громадською радою є запорука ефективності діяльності ради в цілому та здійснення консультування з громадськістю.

1.5 Якими є основні етапи створення громадської ради?

Склад громадської ради формується у декілька етапів:

1)     Створення ініціативної групи з підготовки установчих зборів за участю інститутів громадянського суспільства та представників ОВВ (може створюватися як рішенням діючої громадської ради так і актом ОВВ).

2)     Оприлюднення підготовленого ініціативною групою повідомлення про дату, час, місце, порядок проведення установчих зборів, порядок подання заяв для участі в установчих зборах, відомості про склад ініціативної групи та прізвище, ім’я, електронну адресу т номер телефону відповідальної особи.

3)     Збір ініціативною групою заяв та визначених нею додаткових документів чи відомостей від інститутів громадянського про їх наміри взяти участь в установчих зборах.

4)     Інформування через офіційний веб-сайт ОВВ про місце проведення установчих зборів, список учасників установчих зборів, кандидатури до нового складу громадської ради.

5)     Проведення установчих зборів, на яких визначається кількісний склад громадської ради та проводяться вибори членів громадської ради.

6)     Видання наказу / розпорядження керівника органу виконавчої влади про затвердження складу громадської ради на підставі протоколу установчих зборів.

7)     Оприлюднення протоколу установчих зборів та складу громадської ради на офіційному веб-сайті органу виконавчої влади.

8)     Проведення першого засідання новообраної громадської ради та обрання її керівних органів.

9)     Затвердження громадською радою Положення про громадську раду та його погодження з органом виконавчої влади.

Детально кожен з етапів формування громадської ради розглянуто в розділах 2-5 Методичних рекомендацій.

Розділ 2.

Формування ініціативної групи по підготовці установчих зборів громадської ради

 

2.1 Для чого потрібна ініціативна група?

Відповідно до пункту 8 Типового положення, для формування складу громадської ради має бути утворена ініціативна група з підготовки установчих зборів за участю інститутів громадянського суспільства (далі – Ініціативна група).

Формування ініціативної групи необхідне для проведення всієї роботи щодо підготовки та проведення зборів, на яких буде обрано склад громадської ради на найближчі два роки. Саме члени ініціативної групи мають визначити та передбачити питання, які можуть виникати як у процесі підготовки, так і під час проведення зборів: зокрема, дату проведення та етапи підготовки зборів, зразки заяв, порядок ведення установчих зборів, навіть пропозиції щодо головуючого на зборах, і багато інших питань мають бути визначені саме ініціативною (читайте – робочою) групою.

Отже, відповідь на питання «Для чого потрібна ініціативна група?» має звучати, на наш погляд, так: ініціативна група є рушійною силою у процесі підготовки установчих зборів ІГС, від якості її роботи залежатиме якість проведення зборів та, у певній мірі, якість усього «виборчого процесу».

2.2 Як та з кого сформувати ініціативну групу?

Відповідно до абзацу першого пункту 8 Типового положення, для формування складу громадської ради органом утворюється ініціативна група з підготовки установчих зборів. До складу ініціативної групи включаються представники ІГС.

Другій абзац пункту 8 Положення визначає: «Якщо при органі вже утворена громадська рада, то не пізніше, ніж за 60 календарних днів до закінчення її повноважень вона утворює ініціативну робочу групу з підготовки установчих зборів для формування нового складу ради».

Це є дуже важливі положення для ОВВ, при яких громадські ради діяли до ухвалення Постанови № 996. Такі громадські ради діють до формування нового складу громадських рад відповідно до вимог Постанови №996, а отже, ініціативна група тут утворюється діючою громадською радою з залученням представників ОВВ.

При цьому слід звернути увагу, що пунктом 4 Постанови № 996 визначено: збори мають відбутись протягом 3 місяців з дня набрання чинності зазначеної постанови, а робота ініціативної групи має розпочатись за 60 днів до зборів. Нагадаємо, Постанова набрала чинності 11 листопада 2010 року, і це означає, що ініціативна група має бути сформована не пізніше 11 грудня 2010 року.

На цей момент має бути видано відповідне рішення ОВВ (наприклад, наказ керівника структурного підрозділу ОВВ, відповідального за реалізацію Постанови № 996; розпорядження голови обласної державної адміністрації; наказ міністра), або рішення громадської ради при ОВВ яким затверджується склад ініціативної групи. Приклад розпорядження голови ОДА про затвердження складу ініціативної групи дивіться у додатку 2.1.

У подальшому (через два роки, коли підійде час обирати новий склад ради) склад ініціативної групи, відповідно до Положення, утворить вже діюча громадська рада, що буде зафіксовано у протоколі засідання ради.

Хто входить до складу ініціативної групи? Це питання визначено абзацом третім пункту 8 Положення: «До складу ініціативної групи з підготовки установчих зборів входять представники інститутів громадянського суспільства, в тому числі ті, які є членами діючої громадської ради, та органу, при якому утворюється громадська рада». Дещо уточнимо щодо органу, при якому утворюється громадська рада – таким представником може бути (і має бути, на нашу думку) працівник структурного підрозділу ОВВ, на який покладено координацію роботи органу із взаємодії з громадськістю. Разом з тим, взаємодіяти з інститутами громадянського суспільства можуть й інші структурні підрозділи ОВВ, наприклад, у справах сім’ї і молоді, фізкультури і спорту, культури і туризму, тощо. Їхні представники теж можуть бути включені до складу ініціативної групи.

Доречним є питання щодо кількісного складу ініціативної групи. Як показує досвід, оптимальним складом ініціативної групи є кількість у 7-9 осіб, які представляють як ІГС, так і ОВВ. Це дозволяє і розподілити обов’язки поміж членами групи, і зробити її максимально мобільною. Звичайно, кількість членів ініціативної групи може бути іншою.

Не менш важливим є питання фаховості членів ініціативної групи. До складу ініціативної групи слід включати осіб, які мають досвід організаційної роботи, представляють «постійно активні» ІГС (не лише у «передвиборчий період»), чітко розуміють, що і як робити.

2.3 Як ініціативна група організовує свою роботу?

Здається, на це питання є легка відповідь - відповідно до плану, який обговорюється, розробляється (формується) та затверджується на одному із засідань ініціативної групи. Але, насправді, цей план має передбачити всі етапи підготовки та проведення установчих зборів.

Тому, на першому засіданні ініціативної групи має бути визначено:

- голову та члена ініціативної групи, відповідального за ведення протоколів засідань групи;

- дату проведення Установчих зборів для формування складу ініціативної групи;

- місце проведення зборів;

- зміст повідомлення про проведення установчих зборів

Досвід показує, що протоколи засідань ініціативної групи доцільно зберігати у структурному підрозділі ОВВ, на якого покладено повноваження щодо координації роботи громадської ради. Копії протоколів слід надавати усім членам ініціативної групи.

Також під час першого засідання доцільно обговорити:

- основні етапи підготовки установчих зборів;

- формат заяви від ІГС на участь в установчих зборів;

- формат додатків до заяви;

- питання порядку денного установчих зборів.

На другому засіданні затверджується:

- організаційний план підготовки до зборів;

- зразок заяви та формат інших документів, що додаються до заяви;

- проект порядку денного установчих зборів;

- порядок прийняття документів від ІГС (де, хто, як і коли);

- план інформаційної кампанії (оприлюднення на веб-сайтах ОВВ, ІГС, виступи у теле- та радіопрограмах, друкованих ЗМІ тощо).

Два перших засідання ініціативної групи є дуже важливими у організаційному плані. Наступні слід проводити по мірі визначення проблем та відповідно до плану підготовки до проведення зборів. Проте не можна забувати, що за 8-9 календарних днів до дати проведення установчих зборів після завершення реєстрації заяв для участі в установчих зборах (нагадаємо, що відповідно до абзацу одинадцять пункту 8 Положення, реєстрація заяв для участі в установчих зборах припиняється за 10 календарних днів до їх проведення) слід провести ще одне обов’язкове засідання ініціативної групи. На цьому засіданні затверджується як список учасників зборів (відповідно до нього буде проведено реєстрацію), так і бюлетень для голосування за кандидатів до складу ради. Це засідання не обов’язково має бути останнім.

Важливо! Члени ініціативної групи, які представляють ІГС, для участі в установчих зборах та номінування свого кандидата для включення до бюлетеня для голосування за членів громадської ради, також подають відповідні документи на ім’я ініціативної групи.

 2.4 Як ініціативна група взаємодіє з органом виконавчої влади?

Ініціативна група та орган виконавчої влади є ПАРТНЕРАМИ в досягненні СПІЛЬНОЇ МЕТИ – утворенні громадської ради з повним дотриманням вимог Постанови №996.

Згідно абзацу другого пункту 4 Постанови № 996 ОВВ усіх рівнів зобов’язані вжити заходів для проведення протягом трьох місяців з дня набрання чинності цією постановою установчих зборів за участю ін3ститутів громадянського суспільства для утворення громадських рад при центральних і місцевих органах виконавчої влади та забезпечити їх функціонування.

Для цього ОВВ:

1) в обов'язковому порядку оприлюднює на своєму офіційному веб-сайті та в інший прийнятний спосіб підготовлене ініціативною групою повідомлення про дату, час, місце, порядок проведення установчих зборів, порядок подання заяв для участі в установчих зборах, відомості про склад ініціативної групи та прізвище, ім'я, електронну адресу та номер телефону відповідальної особи (абзац четвертий пункту 8 Типового положення, затвердженого Постанови № 996);

2) оприлюднює на своєму офіційному веб-сайті та в інший прийнятний спосіб протокол установчих зборів, відомості про склад громадської ради (останній абзац пункту 8 Типового положення);

3) вживає інші заходи – це означає, що орган сприяє роботі ініціативної групи - за потреби надає приміщення для приймання заяв, забезпечує засобами зв’язку, допомагає організувати інформаційну кампанію, забезпечує приміщення для проведення установчих зборів, виготовлення бюлетенів та мандатів для голосування.

Не менше завдань стоїть перед ініціативною групою. Вона спільно з ОВВ:

1) визначає дату проведення зборів, їх порядок денний;

2) проводить прийом та реєстрацію документів від ІГС;

3) формує та затверджує відповідно до отриманих від ІГС заявок список учасників установчих зборів та виборчий бюлетень;

4) бере активну участь в інформаційній кампанії;

5) організовує проведення установчих зборів та визначає порядок і спосіб голосування, підрахунку голосів, а також вирішує багато інших питань, які не можна у повному обсязі передбачити даними Методичними рекомендаціями.

Як уже було вказано вище, зробити все це можна лише при тісній взаємодії ініціативної групи та органу виконавчої влади.

 

Розділ 3.

Інформування інститутів громадянського суспільства

про формування громадської ради

 

3.1 Як визначити дату проведення установчих зборів?

Відповідно до Постанови № 996 міністерства, інші центральні ОВВ, Рада міністрів Автономної Республіки Крим, обласні, Київська та Севастопольська міські, районні, районні у мм. Києві та Севастополі державні адміністрації мають протягом трьох місяців з дня набрання чинності цією постановою провести установчі збори за участю інститутів громадянського суспільства для утворення громадських рад (далі – установчі збори). Це означає, що повідомлення про проведення установчих зборів щодо форсування громадської ради має бути оприлюднене ініціативною групою не пізніше 11 січня 2011 року, а самі установчі збори громадських рад мають відбутися не пізніше 11 лютого 2011 року.

Рішення про визначення дати проведення установчих зборів приймає ініціативна група. При цьому ініціативна група визначає бажану дату проведення установчих зборів, виходячи із пропозицій ОВВ, графіку календарних свят чи особливостей роботи орану виконавчої влади, при якому утворюється громадська рада.

3.2 Як поінформувати інститути громадянського суспільства про проведення установчих зборів?

Постанова № 996 визначає, що інститути громадянського суспільства беруть безпосередню участь у формуванні громадських рад. Про таку можливість вони дізнаються з повідомлення про ініціювання установчих зборів. Яке в обов’язковому порядку розміщується на сайті ОВВ.

Важливо відзначити, що за Постановою №996, голосування за кількісний та поіменний склад громадської ради проводиться уповноваженими представниками інститутів громадянського суспільства, які виявили бажання взяти участь у формуванні громадської ради та делегували свого представника для участі в установчих зборах. Це означає, що до участі в установчих зборах будуть допущені лише ті інститути громадянського суспільства, які у визначений ініціативною групою період надали на її розгляд передбачений Постановою КМУ пакет документів та делегували свого представника. Саме тому так важливо максимально широко оприлюднити інформацію про способи участі ІГС у формуванні громадської ради.

ОВВ у період, що не перевищує 30 календарних днів до проведення установчих зборів в обов’язковому порядку оприлюднює на своєму офіційному веб-сайті підготовлене ініціативною групою повідомлення про дату, час, місце, порядок проведення установчих зборів, порядок подання заяв для участі в установчих зборах, відомості про склад ініціативної групи та прізвище, ім’я, електронну адресу та номер телефону відповідальної особи. Окрім того ОВВ може використовувати й інші форми оприлюднення. Зокрема, доцільно передбачити інформування громадськості через друковані засоби масової інформації, на суспільно-політичних та громадських веб-сайтах чи в телевізійних медіа та радіо, а також через тематичні інтернет-розсилки. Не менш дієвим є обдзвін силами ініціативної групи усіх доступних інститутів громадянського суспільства.

Слід врахувати, що у будь-якому випадку розміщена інформація повинна давати її отримувачу можливість дізнатися про процедуру участі в установчих зборах, а також про контактні дані ініціативної групи.

3.3 Які документи ІГС мають подати для участі у зборах?

Постанова визначає, що інститути громадянського суспільства для підтвердження участі в установчих зборах подають до ініціативної групи заяву у довільній формі, що підписана уповноваженою особою керівного органу інституту громадянського суспільства. Ї хоча Постанова КМУ не містить детального опису такої заяви, доцільно аби вона містила ряд обов’язкових реквізитів, зокрема:

  • · повне найменування інституту громадянського суспільства (згідно реєстраційних документів);
  • · найменування ініціативної групи – отримувача заяви;
  • · прізвище, ім’я, по-батькові та посада особи, уповноваженої представляти інститут громадянського суспільства на установчих зборах;
  • · перелік додатків до заяви;
  • · контактні дані інституту громадянського суспільства;
  • · дата складання заяви
  • · підпис особи, що має право на вчинення дій від імені ІГС;
  • · згода ІГС на оприлюднення поданої інформації у зв’язку з його участю в установчих зборах.
Увага – з метою повного забезпечення права ІГС номінувати своїх представників на членство
 в громадській раді, ініціативним групам доцільно вважати всіх зареєстрованих уповноважених
 представників ІГС кандидатами на членство в громадській раді.
Приклади документів, що використовують інститути громадянського суспільства для участі в
 установчих зборах по формуванню громадської ради наведено у додатку 3.1 до Методичних
 рекомендацій. 

Слід врахувати, що Постанова № 996 не містить якихось обмежень щодо участі в установчих зборах інститутів громадянського суспільства, виходячи з їх територіальної ознаки, статутних завдань; організаційно-правової форми чи попереднього досвіду роботи. Це означає, що приміром в громадську раду при Мінприроди одночасно можуть подати свої документи представники інститутів громадянського суспільства із всеукраїнським статусом, а також об’єднання громадян, легалізовані в якомусь з районних центрів України. Бажано щоб інститути громадянського суспільства обирали громадські ради тих ОВВ сфера компетенції яких відповідає основним напрямкам діяльності цих ІГС.

Разом із заявою інститути громадянського суспільства повинні подати визначений Постановою КМУ перелік додатків, які є обов’язковими. Зокрема такі:

  • · Рішення керівника інституту громадянського суспільства, якщо інше не передбачено його установчими документами, про делегування представника для участі в установчих зборах, посвідчене печаткою (у разі наявності).

Слід зауважити, що таким рішенням може бути наказ керівника ІГС, протокол ради (правління) ІГС, або протокол конференції (загальних зборів) ІГС, що визначається безпосередньо установчими документами (статут, положення, установчий договір тощо) інституту громадянського суспільства. Приклад протоколу засідання правління ІГС наведено у додатку 3.2.

  • · Біографічна довідка делегованого представника інституту громадянського суспільства.

Слід зауважити, що Постанова не визначає форми та змісту такої довідки, натомість інформація, наведена в ній, повинна розкривати основні ділові та професійні якості делегата на установчі збори. Приклад біографічної довідки наведено у додатку 3.3.

  • · Копії документів, що підтверджують легалізацію інституту громадянського суспільства.

Слід зауважити, що до інститутів громадянського суспільства відносяться 21 тип непідприємницьких товариств, які реєструються за більш як 15 спеціальними законами. Відповідно, документи, що підтверджують легалізацію ІГС можуть мати різний вигляд та видаватися різними типами державних органів легалізації. Такими документами. Зокрема, можуть бути: свідоцтво про реєстрацію об’єднання громадян, свідоцтво про державну реєстрацію благодійної організації, витяг із книги обліку громадських організацій, що ведеться органом, що здійснює легалізацію, свідоцтво про державну реєстрацію юридичної особи тощо.

  • · Інформація про результати діяльності інституту громадянського суспільства протягом останніх двох років.

Слід зауважити, що Постанова не визначає форми та змісту такої інформації, натомість вона повинна розкривати основні напрямки діяльності, результати та досягнення інституту громадянського суспільства, а також містити його контакту інформацію. Приклад інформації про результати діяльності інституту громадянського суспільства протягом останніх двох років інформації наведено у додатку 3.4.

Враховуючи, що забезпечити фізичний доступ усіх зацікавлених інститутів громадянського суспільства до місця збору документів на участь в установчих зборах, а також забезпечити можливість ознайомлення з самими документами вкрай важко, доцільним є оприлюднення відомостей про зацікавлені інститути громадянського суспільства в мережі Інтернет. Саме тому доречним буде збір електронних версій усіх вищеозначених документів в форматі, зручному для їх розміщення та відтворення в Інтернет.

Аналізуючи норми Постанови КМУ №996 можна зробити висновок що всі учасники установчих зборів є одночасно і кандидатами на членство в громадській раді.

Ініціативним групам варто розглянути можливість акредитації інших ІГС що не беруть участі в установчих зборах в якості спостерігачів без права голосу.

 

3.4 Як організувати прийом заявок від інститутів громадянського суспільства?

Постанова практично ніяк не регулює питання прийому заявок. Разом з тим, цей етап є одним з найвідповідальніших у підготовці установчих зборів, адже від нього буде залежати повнота представництва ІГС на заході, а також організація процесу голосування.

Ініціативна група повинна організувати прийом заявок та визначеного постановою КМУ пакету документів (а при потребі і додаткових документів, попередньо визначивши їх чіткий перелік та надавши зразки) в проміжок мінімум 20 календарних днів від моменту оголошення дати установчих зборів. При цьому прийом документів може здійснюватися як шляхом їх особистого надання, так і через поштові отримання.

Разом з тим, визначені члени ініціативної групи (або уповноважені нею особи / організації), відповідальні за прийом документів, повинні забезпечити фіксування результатів прийому документів у журналі реєстрацій. В нього ж доцільно заносити відомості про надану та перевірену на працездатність електронну версію документів, зазначених в пункті 2.3 цих Методичних рекомендацій. Приклад журналу реєстрацій документів від інститутів громадянського суспільства наведено у додатку 3.5.

З метою забезпечення прозорості в процесі прийому документів від зацікавлених ІГС, останнім доцільно видавати довідку про прийом документів. Приклад довідки про прийом документів, поданих на участь в установчих зборах наведено у додатку 3.6.

Ініціативна група впродовж усього періоду прийому реєстраційних документів повинна забезпечити безперешкодний доступ осіб та організацій до місця прийому документів, а також належну роботу персоналу та обладнання, надання консультативних послуг зацікавленим ІГС. Оприлюднення в мережі Інтернет відомостей, наданих інститутами громадянського суспільства, доцільно організувати паралельно з процесом збору документів.

Прийом документів від інститутів громадянського суспільства припиняється за 10 календарних днів до дати проведення установчих зборів.

Розділ 4.

Порядок проведення установчих зборів громадської ради

 

4.1 Як сформувати список (бюлетень) для голосування за кандидатів на членство в ГР?

Згідно Постанови КМУ за 10 календарних днів до проведення установчих зборів приймання заяв для участі у них припиняється. На підставі поданих заяв ініціативна група складає загальний список учасників установчих зборів що одночасно є списком кандидатур до нового складу громадської ради.

Список учасників загальних зборів доцільно формувати у алфавітному порядку із зазначенням прізвища, імені та по батькові делегованого представника ІГС, повної назви інституту громадянського суспільства, а також посади в ньому делегованого представника.

Ініціативна група на підставі список учасників установчих зборів формує бюлетень для голосування який роздається учасникам окремо.

Виготовлені бюлетені доцільно посвідчити підписом голови та секретаря ініціативної групи, представника ОВВ відповідального за взаємодію з громадськістю, або в інший спосіб, визначений протокольним рішенням ініціативної групи. Приклад виборчого бюлетеня для обрання громадської ради наведено в додатках 4.1.

Сформовані списки учасників установчих зборів, а також кандидатів на членство в громадській раді оприлюднюються на офіційному веб-сайті ОВВ у термін не пізніше семи днів до дати установчих зборів. При потребі на ньому наводиться уточнююча інформація про місце проведення установчих зборів.

4.2 Як сформувати порядок денний установчих зборів?

Орієнтовний перелік питань порядку денного установчих зборів формує ініціативна група з підготовки установчих зборів. Кінцеве рішення про формування порядку денного приймають учасники установчих зборів. З тексту Постанови КМУ випливає такий набір базових питань порядку денного.

  • Інформація ініціативної групи про підготовку до установчих зборів.
  • Обрання робочих органів зборів (лічильна комісія, голова зборів, секретар).
  • Звіт про діяльність громадської ради попереднього скликання.
  • Прийняття регламенту проведення установчих зборів.
  • Встановлення граничної чисельності членів громадської ради.
  • Проведення виборів до громадської ради.

За пропозицією учасників установчих зборів до порядку денного можуть бути внесені й інші питання. Рішення про включення тих чи інших питань до порядку денного приймається простою більшістю зареєстрованих учасників установчих зборів.

Установчі збори вважаються легітимними, якщо участь у них на момент проведення бере щонайменше половина від ІГС, що подали свої документи на участь. Головуючим на зборах є уповноважений представник ініціативної групи або особа, обрана членами установчих зборів. Для забезпечення роботи установчих зборів їх члени формують робочі органи, зокрема, обирають секретаря та лічильну комісію в складі не менше трьох осіб (для підбиття підсумків голосування).

Проект порядку денного та порядку ведення установчих зборів наведено у додатках 4.2 та 4.3.

 

4.3 Як організувати голосування за кандидатів на членство в громадській раді та підведення його підсумків?

Враховуючи, що постанова практично не регламентує порядок проведення виборів до громадської ради, зазначаючи лише, що голосування за членів громадської ради є рейтинговим, орган виконавчої влади самостійно обирає форму та процедуру голосування. Таке голосування може бути організоване щонайменше в одній з двох форм:

  • · відкрите голосування мандатами (зареєстровані учасники установчих зборів голосують підняттям мандатів за кожну кандидатуру, внесену до списку кандидатів);
  • · голосування бюлетенями (зареєстровані учасники установчих зборів голосують заповненням бюлетеня за визначену кількість кандидатур із запропонованого списку кандидатів).

Попередній досвід показує, що найбільш раціональним є організація голосування бюлетенями.

В будь-якому випадку регламент проведення виборів до громадської ради повинен визначати процедуру ідентифікації учасників установчих зборів; процедуру внесення кандидатури на голосування, порядок обрання членів громадської ради, процедуру отримання та заміни документу для голосування в разі його псування; процедуру підбиття підсумків голосування; процедуру організації повторного голосування в разі наявності рівної кількості голосів за кількох кандидатів (якщо їх кількість перевищує граничну чисельність кількісного складу громадської ради); процедуру оголошення результатів виборів. Приклад Регламенту проведення установчих зборів наведено у додатку 4.4.

 

4.4 Як організувати ознайомлення з інформацією про кандидатів на членство в громадській раді?

Постанова КМУ № 996 не визначає процедури ознайомлення з інформацією про кандидатів на членство в громадській раді. Разом з тим, така необхідність неодмінно виникне під час проведення установчих зборів. Зважаючи на це, доцільним є проведення ознайомлення з кандидатами ще до моменту голосування.

Зробити це можна, зокрема, через оприлюднення відомостей про кандидатів у мережі Інтернет. При цьому кожен охочий зможе ознайомитися з інформацією про кандидатів, поданій за спеціально розробленим форматом.

В день проведення голосування в приміщенні, де відбуваються установчі збори, можуть бути розміщені інформаційні стенди чи інші носії з відомостями про кандидатів. При потребі ініціативна група може організувати представлення кандидатів учасникам установчих зборів. Натомість, слід враховувати, що такі дії потребують значних часових витрат та постійної концентрації уваги присутніх.

 

4.5 Як організувати підведення підсумків голосування?

Постанова КМУ не визначає процедури підведення підсумків голосування. Разом з тим така процедура буде прямо випливати з обраного способу організації голосування. У випадку, якщо голосування відбуватиметься бюлетенями, підведення підсумків голосування проводиться членами обраної лічильної комісії в термін, зазначений у регламенті проведення виборів, але не пізніше одної доби з моменту завершення голосування.

Порядок роботи лічильної комісії визначається її членами. Члени лічильної комісії за своїм протокольним рішенням можуть долучати інших осіб чи організації для надання технічної допомоги в організації підрахунку голосів.

При будь-якій системі голосування рішення лічильної комісії затверджується протоколом про підведення підсумків голосування по всіх кандидатах на членство в громадській раді. Громадська рада вважається сформованою, якщо до її складу увійшли обрані представники інститутів громадянського суспільства – зареєстрованих учасників установчих зборів, які набрали максимальну кількість голосів учасників зборів, а також які входять в граничне число членів громадської ради. Приклад протоколу про підведення підсумків голосування за кандидатів на членство в громадській раді наведено у додатку 4.5.

Протокол установчих зборів, відомості про сформований склад громадської ради мають бути оприлюдненні органом виконавчої влади на власному офіційному веб-сайті та в інший прийнятний спосіб.

Розділ 5.

Організація роботи новоствореної громадської ради

5.1 Як та коли провести перше засідання громадської ради?

Після проведення установчих зборів та формування нового складу громадської ради має відбутися її перше засідання. Одним із основних питань порядку денного першого засідання має стати обрання голови, його заступника (заступників) та визначення особи, яка виконуватиме функції секретаря ради, а також ухвалення Положення про громадську раду.

Виникає питання: коли провести таке засідання? На жаль, Постанова № 996 не дає однозначної відповіді на це питання. Проте, враховуючи пункт 9 Типового положення про громадську раду, логічною буде така послідовність дій:

1) підготувати протокол установчих зборів та подати його на ознайомлення керівнику органу виконавчої влади;

2) керівник органу виконавчої влади видає наказ / розпорядження про затвердження складу громадської ради;

3) скликання та проведення першого засідання громадської ради.

Не варто ці кроки розтягувати в часі. Раціональним та розумним буде проведення першого засідання протягом найближчих двох тижнів з дня проведення установчих зборів.

До порядку денного першого засідання новоствореної громадської ради доцільно включити питання, зазначені у додатку 5.1 до цих рекомендацій.

5.2 Як сформувати керівні органи громадської ради?

Відповідно до Типового положення голова ради обирається із числа членів ради на її першому засіданні після установчих зборів шляхом рейтингового голосування. Члени ради мають самі визначитися чи буде таке голосування відкритим чи таємним.

Пункт 11 Типового положення чітко зазначає про необхідність обрання заступника (заступників) голови громадської ради. Спосіб обрання заступників голови громадської ради є аналогічним з обранням голови громадської ради. Кількість заступників та сферу їх компетенції громадська рада визначає самостійно.

Функції секретаря громадської ради може виконувати працівник структурного підрозділу у зв’язках з громадськістю органу виконавчої влади. Проте треба врахувати, що у такому разі він не може бути членом громадської ради. Якщо громадська рада вирішить обрати секретарем когось із членів громадської ради, то спосіб і порядок його виборів має бути аналогічним до виборів голови та заступника (заступників) громадської ради. Але у будь-якому випадку громадська рада має ухвалити однозначне рішення щодо того, хто буде виконувати функції секретаря.

Найкращим є варіант, коли порядок та спосіб обрання голови ради, його заступників, секретаря буде зафіксовано у положенні про громадську раду. Більше про те, що саме слід урахувати в Положенні про громадську раду, зазначено у додатку 5.2 до Методичних рекомендацій.

Також громадська рада може на власний розсуд утворювати із числа своїх членів постійні та тимчасові робочі органи (правління, секретаріат, комітети / комісії, експертні групи). Про створення таких робочих органів мають ухвалюватися окремі рішення або в тексті Положення про громадську раду мають міститися норми про структуру та спосіб формування таких робочих органів. В Україні є чимало позитивних прикладів, коли громадські ради у своєму складі мають тематичні різноманітні комітети (комісії), які дозволяють більш раціонально та ефективно побудувати роботу. Така організація роботи громадських рад дозволяє різним за спрямованістю інститутам громадянського суспільства віднайти свою «нішу» і ефективно працювати в складі громадської ради.

5.3 Як підготувати та затвердити Положення про громадську раду?

Як зазначено у пункті 2 Типового положення, громадська рада у своїй діяльності керується в тому числі власним Положенням, розробленим на основі Типового положення. Тому не може бути ситуації, коли громадська рада не має свого положення. Проект такого Положення може розроблятися спеціально створеною робочою групою, до складу якої входять члени громадської ради та представники органу виконавчої влади (за бажанням).

Саме Положення про громадську раду має ухвалюватися на засідання громадської ради та погоджуватися з органом виконавчої влади. Зміст Положення про громадську раду має враховувати усі істотні моменти Типового положення. У той же час у ньому можуть бути присутні додаткові пункти, які визначаються специфікою діяльності тієї чи іншої громадської ради.

Зокрема, положення про конкретну громадську раду може містити опис структури громадської ради та вимоги до формування керівного складу громадської ради; відомості про власний регламент громадської ради; функціональні повноваження голови громадської ради, його заступників; порядок проведення рейтингового голосування на установчих зборах та інші питання роботи ради.

5.4 Як погодити Положення про громадську раду?

Пункт 2 Типового положення про громадську раду чітко вказує на послідовність дій щодо ухвалення та погодження Положення про громадську раду. Отже, сам проект Положення має бути погоджений з органом виконавчої влади, а потім схвалений громадською радою на її засіданні. Ось чому варто провести ретельну попередню роботу над текстом проекту Положення, щоб він по можливості максимально задовольнив усіх. Вбачається, що більш доцільним буде провести попередній розгляд проекту Положення на засіданні громадської ради, а потім передати цей проект на погодження керівнику органу виконавчої влади. Потім треба на засіданні громадської ради остаточно ухвалити рішення щодо затвердження погодженого Положення про громадську раду.

Хто має погоджувати Положення про громадську раду? Безперечно, що керівник органу виконавчої влади або уповноважений ним заступник. Зазвичай це відбувається шляхом проставляння ним у відповідній частині документу власної резолюції, наприклад «Погоджено», підпису та дати. Проте, можливо деякі ОВВ вирішать погодити Положення про громадську раду актом ОВВ.

5.5 Як підготувати регламент громадської ради?

Регламент громадської ради - це сукупність правил та процедур, які визначають порядок організації роботи громадської ради. Їх унормування має забезпечити нормальне та продуктивне функціонування громадської ради.

Регламент громадської ради доцільно ухвалювати одночасно із Положенням про громадську раду. Треба взяти до уваги, що регламент громадської ради не потрібно погоджувати з органом виконавчої влади. Важливим є те, що норми регламенту мають бути узгоджені з Положенням про громадську раду, а також враховувати особливості регламенту діяльності органу виконавчої влади.

Типова структура регламенту громадської ради включає такі розділи:

  • · Загальні положення. У цьому розділі зазначається, які питання регулюються цим регламентом, викладаються принципи та засади організації діяльності громадської ради.
  • · Порядок скликання, підготовки та проведення засідань та інших заходів громадської ради. У цьому розділі визначаються процедури скликання та підготовки чергових та позачергових засідань та інших заходів громадської ради, формування порядку денного засідань громадської ради, оповіщення членів громадської ради про засідання та інші заходи, порядок ухвалення рішень та проведення голосувань, порядок підготовки, внесення та розгляду проектів рішень громадської ради. Враховуючи можливості сучасних інформаційно-комунікаційних технологій, у цьому розділі можуть бути визначені інші форми роботи громадської ради, наприклад, обговорення питань через електронну пошту, он-лайн конференції через мережу Інтернет, вебінари (організація Інтернет-конференцій, Інтернет-форумів тощо). У цьому разі потрібно буде визначити процедуру їх організації та порядок проведення.
  • · Організація роботи робочих органів громадської ради (комітетів, комісій, секретаріату) у разі їх створення. У цьому розділі визначаються процедури формування та організації роботи робочих органів, порядок їх взаємодії між собою та керівництвом громадської ради, а також інші питання.
  • · Планування роботи. У цьому розділі визначається способи планування роботи громадської ради, порядок розробки та ухвалення планів роботи.
  • · Порядок висвітлення діяльності громадської ради. Цей розділ має визначати форми інформування громадськості та органу виконавчої влади про діяльність громадської ради, порядок підготовки та поширення такої інформації, а також визначати уповноважених осіб за надання офіційної інформації від імені громадської ради. Крім того у цьому розділі необхідно передбачити порядок підготовки та оприлюднення щорічного звіту про діяльність громадської ради;
  • · Взаємовідносини з органом виконавчої влади. У цьому розділі визначається порядок підготовки та подання громадською радою пропозицій органу виконавчої влади щодо організації консультацій з громадськістю, інформації про пропозиції громадських організацій щодо вирішення питань, які мають важливе суспільне значення.
  • · Порядок ініціювання та проведення громадської експертизи діяльності органу виконавчої влади, громадської антикорупційної експертизи проектів нормативно-правових актів. Хоча проведення громадської експертизи та громадської антикорупційної експертизи унормовані іншими постановами Кабінету Міністрів України (Постановами КМУ №1346 від 08.12.2009, № 1057 від 16.09.2009, № 976 від 05.11.2008), тим не менше цей розділ регламенту громадської ради має визначати особливості проведення їх з урахуванням того, що громадська рада є колективним органом, у якому представлені різні інститути громадянського суспільства. Тому важливо в цьому розділі передбачити порядок ініціювання та забезпечення проведення зазначених видів громадських експертиз.

Регламент може передбачати й інші розділі в залежності від специфіки діяльності, практики роботи попередніх складів тієї чи іншої громадської ради. Головне, що треба пам’ятати, якісно складений регламент – запорука ефективної роботи громадської ради та запобіжник різноманітних процедурних конфліктів. Приклад регламенту громадської ради наведено в додатку 5.3 до рекомендацій.

5.6 Як сформувати план роботи громадської ради?

Належне функціонування громадської ради неможливе без належного планування роботи. Вбачається, що найбільш доцільним буде запровадження річного (перспективного) планування роботи громадської ради, а також в залежності від періодичності проведення заходів, засідань щоквартального / щопіврічного (оперативного) планування роботи громадської ради. Проте практика діяльності існуючих громадських рад показує, що використання річних плани роботи є найбільш доцільним та ефективним.

План роботи громадської ради має обов’язково бути затвердженим на засіданні громадської ради. При цьому підготовку такого плану роботи має бути побудовано максимально відкрито для всіх членів громадської ради. Доцільним буде встановлення терміну для подання кожним членом громадської ради своїх пропозицій до плану роботи з обґрунтуванням необхідності включення того чи іншого заходу. Також змістовне наповнення плану роботи може здійснюватися на основі планування діяльності комісій, комітетів громадської ради.

Коли треба ухвалювати план роботи? Безперечно, що в грудні поточного року має бути ухвалено план роботи на наступний період. У випадку формування складу громадської ради всередині поточного року, план роботи доцільно ухвалити на одному з перших засідань громадської ради на період до кінця поточного року.

Структура плану може передбачати такі складові: зміст заходу, термін виконання, відповідальні виконавці із числа членів громадської ради та секретаріату (у разі його створення), очікуваний результат. При визначенні змісту плану роботи треба виходити з того, що громадська рада не має відповідного виконавчого апарату, а тому власне самі члени громадської ради мають нести відповідальність за організацію виконання того, що заплановано (наприклад, підготовка матеріалів для розгляду на засіданнях, технічна підготовка заходів у разі потреби і т.п.).

Ще один важливий аспект. Планування роботи тоді досягає свого результату, коли виконання запланованого знаходиться під постійним контролем. Тому важливо, щоб голова громадської ради та його заступники налагодили ефективну систему контролю реалізації плану роботи (проведення періодичного моніторингу, проведення спеціальних нарад або збір та аналіз звітів за результатами проведення заходів).